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怎么做好学术会议主席这个角色?

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   想一想你参加学术会议时,见过的最糟糕的学术会议主席——忘记或叫错发言者的名字,或者干脆没有把人聚齐;没有注意到羞涩却想要举手的发言者,或者只是叫一些有名的学者;利用一切时间讲述他自己的迷人研究,无法有效地判断或者干脆不理会时间因素……
学术会议
   当然,我们也能意识到,这样的形象往往就是某个时刻的自己。但这种窘境可以通过一些方法避免。以下是我们总结的如何成为受大家喜爱的学术会议主席的六要素清单。
首先,做好准备工作
   提前联系演讲者,无论是在会上还是提前通过邮件联系,询问他们对你事先准备的他们的简介和头衔有无异议,要知道,在会议现场临时改变演讲内容的事情很常见。在会议开始前的休憩环节,先找到那些演讲者,利用这段时间作介绍,发现他们的一些喜好。为确保会议的每个环节都顺利过渡,检查好大家的演示报告。万一出现设备问题,你必须知道如何迅速联系到负责电子设备的技术支持者。
其次要考虑全面
   不要给任何一个演讲者明显的优待,无论这个人在学术界地位如何,要平等地介绍每位发言者的主要成就。为可能出现的冷场作好准备。为此,你要针对每个演讲者都准备一个提问。但如果现场有很多人提问的话,你就不要再占用时间了。在适当的时候,你需要阻止一些不恰当或者没礼貌的观众,也要在演讲者有些跑题的时候提醒他们回到论点上去。
第三要无私
   关于你的研究,你可以留在咖啡时间与大家闲聊,但在会议上,要确保把时间都留给发言者。如果你发现他们中的一些工作与你的研究相关,或者想到一些可以帮助演讲者研究的建议,可以私下与他们交流。你应当鼓励那些刚起步的研究者和学界中新鲜的演讲者,对他们的报告表示感谢。
第四要保持注意力
   身为主席,你需要对整个现场面面俱到。因此你要高度集中注意力,对所有的发言和提问都留心,必要时做一些笔记,用在之后的评论环节。千万不要表现得坐立不安或者哈欠连连。
第五要坚定立场
   在每个环节该开始时决不拖泥带水,确保每个演讲者都有自己的发言时间。与此同时,你要保证每一个人都不超时,这就很难了。你要准备应对一些不好对付的演讲者,比如他的学术地位更高、个性更高傲或者就是会忽略你的提醒。因此,你需要提前向演讲者约定好,你将在演讲的若干时段以何种方式提醒他们,比如一个手势。如果时间紧急确有必要,你要明白自己在什么样的情况下必须立刻结束演讲者的发言,赶紧介绍下一位发言者。
   最后要保持积极。在提问环节引导听众向演讲者提问,彼此展开讨论和对话是你的责任。这也会成为学术会议中最有意义的环节——否则大家根本没有必要来到一场学术会议的现场。
   学术会议主席要照顾到现场每个人的反应,看他们的表情。当你发现大家都很沉默时,你就明白问题已经提完了。此时你就需要站出来感谢演讲者以及发言的听众,同时肯定这段讨论的意义。然后,你可以恰当地宣布,接下来是茶歇时间了。当大家兴高采烈地去取咖啡和点心的时候,没人会把最后的沉默归咎于你。毕竟,你已经很好地完成了你作为学术会议主席的工作。广州会议策划公司

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