策划一场成功的会议活动应具备的12个小细节

来源:会议活动公司 点击数:
<<返回上一页 | 更多公关活动策划资讯 联系方式:020-85563980,13808884776

       会议活动策划公司在策划会议活动的时候,除了在会议规格、亮点上找突破,其实不容忽视会议的小细节。往往一场成功的会议活动,体现在小细节上,让参会嘉宾舒适,有尊重感。那么,举办一场成功的会议,策划公司需要注意哪些小细节呢?

策划一场成功的会议活动应具备的12个小细节

       第一、会前筹备阶段的整体把控、整体协调、整体时间进度表,简单理解为,策划公司要对会议进行整个管理监督跟进;

       第二、如果会议形式郑重的话,除电话联系外,您还需要以书面文件或通知、邀请函等形式联系各单位;

       第三、获取会议组织者提供的服务项目清单,与会议组织者签订相关协议和合同,以获得所需服务,并通过合法手段保护其合法权益;

       第四、在正式会议开始前,检查场地的布局(照明、音响、场地形状、特殊设备),以确保其万无一失;

       第五、确认好会议内容和会议风格,策划公司要及时做好前期的配合工作,确定会议资料的准备情况,让会议内容有料,会议风格有趣,不冷场;

       第六、在会议开始时,要参与登记工作,做好协调工作,分发资料;

       第七、会前资料准备、设计、印刷、组装,会前资料可以是主办方的介绍,也可以是会议会刊,目的是让来宾系统多渠道了解会议及主办方信息;

       第八、根据公司和会议的总体目标制定财务预算。押金通常是预付总费用的百分之五十,其余的会在会议结束时结清;

       第九、会议结束后,重点放在宣传报道这块,实际制作会议满意度调查表,也非常有必要,给来宾一种会后的关怀,同时也容易发现会议的一些不足点,为下一次会议的完善做好指导方向;

       第十、策划公司与会议组织者协商,以便做出合理的用餐和会面时间;

       第十一、酒店签到、分房,为避免大家的挑选,可通过线上技术,实现电子报道、电子分房系统,针对特别的贵宾,可实现预先分房系统;

       第十二、活动中的现场布置,最核心是现场要简洁大气,当然预算充足情况下,豪气一些,体验效果更好。

推荐阅读:论坛会议活动策划10大误区你知多少?


相关标签:会议策划(16)