会议活动策划公司在策划会议活动的时候，除了在会议规格、亮点上找突破，其实不容忽视会议的小细节。往往一场成功的会议活动，体现在小细节上，让参会嘉宾舒适，有尊重感。那么，举办一场成功的会议，策划公司需要注意哪些小细节呢？

       第一、会前筹备阶段的整体把控、整体协调、整体时间进度表，简单理解为，策划公司要对会议进行整个管理监督跟进；

       第二、如果会议形式郑重的话，除电话联系外，您还需要以书面文件或通知、邀请函等形式联系各单位；

       第三、获取会议组织者提供的服务项目清单，与会议组织者签订相关协议和合同，以获得所需服务，并通过合法手段保护其合法权益；

       第四、在正式会议开始前，检查场地的布局(照明、音响、场地形状、特殊设备)，以确保其万无一失；

       第五、确认好会议内容和会议风格，策划公司要及时做好前期的配合工作，确定会议资料的准备情况，让会议内容有料，会议风格有趣，不冷场；

       第六、在会议开始时，要参与登记工作，做好协调工作，分发资料；

       第七、会前资料准备、设计、印刷、组装，会前资料可以是主办方的介绍，也可以是会议会刊，目的是让来宾系统多渠道了解会议及主办方信息；

       第八、根据公司和会议的总体目标制定财务预算。押金通常是预付总费用的百分之五十，其余的会在会议结束时结清；

       第九、会议结束后，重点放在宣传报道这块，实际制作会议满意度调查表，也非常有必要，给来宾一种会后的关怀，同时也容易发现会议的一些不足点，为下一次会议的完善做好指导方向；

       第十、策划公司与会议组织者协商，以便做出合理的用餐和会面时间；

       第十一、酒店签到、分房，为避免大家的挑选，可通过线上技术，实现电子报道、电子分房系统，针对特别的贵宾，可实现预先分房系统；

       第十二、活动中的现场布置，最核心是现场要简洁大气，当然预算充足情况下，豪气一些，体验效果更好。

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