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通过会议+活动创造会议策划新体验

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    一个会议策划人可以把社团年会、国际论坛做得很好,但如果在其中加入高端活动项目而且将两者融为一体,可就难了,其实很正常,术业有专攻,谁都不是全才嘛。可问题没有这么简单——会议参与者可不这么认为,他们会说,你们如何专业分工跟我有啥关系,我只想要最好的会议体验。这就给会议策划人出了一个难题。

    “活动”(event)这个概念一直比较模糊,一般而言,指的是人类群体有组织、有目的聚集在一起的事件,像文化艺术、休闲娱乐、体育健身、旅游体验等。会议、展览算不算“活动”?根据上面的定义,应该也算。可会议、展览具有鲜明的自身特征,而且数量多、规模大、专业性强,所以通常会从“活动”中抽离出来,单独对待。我看这样挺好的,最起码我们讨论“会议+活动”,不会引起歧义。

通过会议+活动创造会议策划新体验

“会议+活动”的主要方式可以有:

会前
    会前安排的活动应该以交流互动、学习提高、公益慈善、考察、团建、健身等为主,其目的是为正式会议做铺垫。这些活动有:低强度的竞技、健身活动,餐饮社交活动,主题考察活动,特色演出活动,以及一些可以为会议主题、内容做出贡献的特别活动等。会前活动不易特别激烈,不能过于耗费精力。

会中
    会中活动包括小型活动——开幕演出、仪式、颁奖以及体验性、社交性、娱乐性活动等;大型活动——主题宴会、酒会、演出等。会中的活动应以参会者价值为基础,以会议目标、内容为考虑点,以场景设计及体验诉求为线索,进行总体规划安排。

会后
    会后可以安排一些时间相对较长、较为激烈的活动,包括旅游体验、休闲娱乐、文化艺术、体育健身、团队建设等。
    无论是会前、会中和会后,线上交流互动甚至是娱乐,都是受欢迎的。

做好“会议+活动”这项工作,有两个问题需要注意:

1、思维方式的调整
    很多人认为只要做好会议就行了,“额外”事情的可做可不做,费神、费钱甚至还不讨好。这种“任务”心态不利于把事情做好,更不可能做出色。做好“会议+活动”,实际上是一件多赢的事情,不仅只是对参会者有利,对于组织者也很有意义,包括可以增强会议的吸引力、增加会议收入等。

2、不要用自己的想法去套参会者的需求
    很多会议策划人,包括当地的协办者,或许是出于好心,想当然地安排一些很费时间却没有太大体验意义的活动,真的是费力不讨好。比如参观常规景点,看一些普通演出,做一些俗套性活动,有的甚至把自己单位员工的自娱自乐强加在与会者头上,轻者叫人感觉很无奈,重者让人不胜其烦。

    改进参会者体验是一项长期、细致、专业的工作,做好“会议+活动”也一样,需要很多人、很多机构长期努力,才可能取得持续性成果。

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