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推动活动策划的进程,需要做哪些准备工作?

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    构思摒弃头脑中所有杂念,全心全意地想象活动策划的全过程,这个想象应至少重复三次,并将你想象的全过程详细地说给你的团队,以便获得补充:每个环节可能出现问题的地方;每个环节所需用到的物料;每个环节是否可以再优化;每个环节是否给人惊喜;在构思完成后,再次检查你的目的是否达到?在构思完成后,再次检查你的预算是否足够?保障活动策划的效果,需要提前做好的准备工作。

推动活动策划的进程

项目团队
    1、确定你的工作团队
    项目负责人、参与部门、项目所必须的人员配备

    2、确定你的供应商
    供应商列表和对应联系人:场地、搭建、租车/礼仪、摄影摄像、其他

项目推进表
    1、项目推进表(为可控因素预留必要时间:比正常时间多1/3 )
    项目执行:为每个成员制定每日工作协调内容;
    物料清单:列举已有物料及需要准备的物料;
    人员分工:列出每个子项目负责人;
    2、必须首先确定不可控因素:
    场地:如果不及时确定可能租不到合适的场地
    重要来宾:他们的时间、行程是不确定的
    其他不可控因素
    3、预定的检查时间通报:
    向所有成员报告每日工作的完成情况,分享你的完成快乐,也分享别人的完成快乐
    使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么?
    应付意外情况、赢得补救机会。

活动管理表
    1、活动基本要素(时间、地点、参与人、主题、流程等)
    2、活动物料汇总
    3、接待流程和要求
    4、活动现场具体分工(人员位置和要求)
    5、文案准备(新闻稿、主持人稿、领导讲话稿、重要领导的现场文件夹内容资料)
    6、通讯录

    活动管理表的主要目的-确定活动基本要素/相互关系及检查点
    明确活动基本要素利于活动掌控(参与人员的工作指导,提升工作效率;新增人员的活动手册,利于快速到位)
    相互关系的确认(部门之间的配合和各自负责人;哪些事情可以同时进行;完成项目的方式可能不止一种,通过相互关系的检查可以使你找到最好的方法;
    定期的回顾和检讨:在每隔固定时间由所有成员在一起检查项目进展,并对意外情况作出补救。

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