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构成会议活动策划的7要素

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    会议活动策划方案是在会议召开之前的各个要素做出系统周密的书面安排的策划文书,属计划类公务文书。会议活动策划方案一般是为大中型或重要的会议活动所做的预设方案,那么,一般会议活动策划的构成要素有哪些呢?

构成会议活动策划的7要素

1、会议活动主办者
    会议活动策划的主办者其任务主要是根据会议活动策划的目标和规则制定具体的策划方案并加以实施,为会议活动提供必要的场所、设施和服务,确保会议活动正常进行。

    会议活动策划的主办一般有以下几种情况:
    (1)由相关领导机关主办在一个管理系统之内,负有领导和管理职权的机关往往需要通过会议活动策划的方式,宣布决定、传达指示、通报情况、布置工作、听取意见,这时,会议活动策划的主办者一般称为会议活动策划召集者。
    (2)由会议活动策划的发起者主办一些协作性、交流性的会议活动策划,主办者常常由会议活动策划活动的发起者担任。比如国际性的学术会议活动策划,就是由一个组织发起并主办,或由几个组织联合发起并共同主办的。
    (3)轮流主办很多合作性和学术性组织都要召开经常性会议活动策划或例会,每一个成员单位(包括国家、地区或非政府组织)都有主办会议活动策划的权利和义务,轮流主办会议活动策划可以使每一个成员单位的权利与义务达到平衡。
    (4)通过一定的申办程序确定一些重大的会议活动策划活动,由于具有一定的政治、经济等方面的影响,同时也为了提高会议活动策划的质量,于是采取申办竞争程序来确定主办者。申办程序和条件一般要在会议活动策划规则中加以明确。

2、会议活动承办者
    承办者即具体落实会议活动策划组织任务的机构或个人。一般情况下,会议活动策划的主办者即承办者,有时也有所区分。
    承办者可以是主办方内部或外部的人选。如果一名内部承办者(主办会议活动策划组织中的成员)受命承办会议活动策划,他可能在筹备和会议活动策划期间增加一个不同于本职的头衔。在一些组织中,这种情况已经开始发生变化,公司会议活动策划协会和政府会议活动策划协会等团体的建立就是一个证明,这些团体的成员主要负责担任其组织的会议活动策划承办者。
    外部承办者通常是会议活动策划或相关行业中的专业人士。现在出现了越来越多的提供会议活动策划承办服务的公司。

3、会议活动与会者
    与会者即参加会议活动策划的对象,通常又称为会议活动策划成员。与会者是会议活动策划活动的主体,因而是会议活动策划成功与否的重要因素。与会的人数越多,会议活动策划的规模越大。会议活动策划成员一般可分成四种资格,资格不同,其在会议活动策划中的权利和义务也不同。
    (1)正式成员即具有正式资格、有表决权、选举权和发言权的会议活动策划成员,也是会议活动策划活动的主要成员。同时正式成员也必须胜行相关的义务。
    (2)特邀成员即由会议活动策划的主办者根据会议活动策划的需要而专门邀请的成员,这类成员的地位较特殊,其在会议活动策划中的权利和义务可由会议活动策划主办者或会议活动策划的领导机构来确定。
    (3)列席成员即不具有正式资格、但有一定的发言权、无表决权和选举权的会议活动策划成员。是否需要列席成员参加会议活动策划,哪些对象应当作为列席成员,列席成员参加会议活动策划中的哪些活动,由组织者根据会议活动策划的实际需要来确定。列席成员的人数一般不超过正式成员。
    (4)旁听成员即受邀请参加会议活动策划,但不具有正式资格,既无表决权,也无发言权的会议活动策划成员。旁听成员一般坐在规定的旁听席上。

4、会议活动策划议题
    会议活动策划的议题是根据会议活动策划目标确定并提交会议活动策划讨论或解决的具体问题,是会议活动策划活动的必备要素。举行会议活动策划首先要明确为什么而“议”和“议”什么。议题的主要作用是:
    (1)为会议活动策划的目标服务会议活动策划的目标有主次之分,目标的主次决定了议题的主次。中心议题必须体现中心目标或主要目标。不能准确反映目标或者与目标无关的议题必须坚决舍弃。
    (2)会议活动策划发言应围绕的核心议题是会议活动策划交流的中心,与会者的报告、演讲应当紧紧围绕议题。一个好的议题往往能起到集思广益的作用。而议题含糊不清,或者角度选择不当,就会造成议事困难,从而影响会议活动策划的效率。
    有时根据会议活动策划的需要也可以确定两个主题。如 2001年11月13日,在中国海口举行的“亚太合作论坛”,有两项主题:“亚太合作在新世纪的新机遇”和“城市经济发展与产业结构调整”。

5、会议活动策划的结果
    会议活动策划的结果即会议活动策划结束时实现目标的程度。会议活动策划的结果是会议活动策划的目标、议题、组织形态以及与会者之间的关系和力量对比等因素综合作用的产物。由于会议活动策划活动受到诸多因素的影响和制约,会议活动策划结果可能同目的完全一致,也可能部分一致,有的甚至同最初的目的完全背道而驰。会议活动策划的结果通常以文件的形式记载下来,可以归档保存,也可以公布、传达。

6、会议活动策划的时间
    会议活动策划的时间即活动起讫时间和时间跨度。会议活动策划在时间上有长短、缓急、定期与不定期之分。

7、会议活动策划的地点
    会议活动策划的地点是指举行会议活动的场所。会议活动策划的群体性特征决定了活动信息传递的当面性和实时性,因此,传统的会议活动策划形式都是把与会者召集起来进行面对面的信息传递和沟通。

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