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论坛会议活动策划10大误区你知多少?

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    时下会展经济异常繁荣,大会小会不断,行业乱象丛生,问题多如乱麻。这种乱象充分说明大部分企业还缺乏对“会展”的正确认识,会展行业发展还不够成熟。在各种论坛、会议的实际操作中,往往存在很多误区,以下论坛会议活动策划10大误区,你知多少呢?

1、论坛无需责任
    宗旨是论坛的灵魂,能走多远与之息息相关。达沃斯论坛旨在促进全球经济一体化,30多年如一日,为世界经济的繁荣发展作出了重要贡献,论坛自身的价值和品牌也得到了提升和传播;博鳌亚洲论坛为亚洲的区域交流、合作、稳定和发展也是贡献卓著,得到了国家的大力支持。活动策划论坛承担的责任越大,贡献的价值越大,得到的认可也就越高,走得也会越远。一个有远景的论坛看到的是责任,而不是金钱。
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2、重人数轻质量
    现在好多论坛看重规模,看重人数,认为人越多自己脸上越有面子。但活动策划人越多,可控性就越差,超过一定的度,就会影响论坛的质量。亚洲博鳌论坛刚开始办的时候,来的人很多,接待的压力非常大,小的细节处理不好就会出问题。之后博鳌论坛每届人数控制在1500人,数量虽然少了,但由于全是高端人士,却提升了论坛质量。

3、名称越大越好
    现在很多论坛的名称动不动冠上中国、亚洲、世界什么的,就怕不响亮,唯恐不大气,这是心虚,自欺欺人。二三十个人关起门来吃吃喝喝、大腔大调地议论一下中国和全球的宏观格局,也冠名个中国某某或世界某某论坛,实在有点不敢恭维。有的倒没用区域范围吓人,但“高峰、峰会、奥斯卡、顶尖”等词汇泛滥或许也是给自己壮胆。活动策划面子上功夫得不偿失,期待和现实的落差决定了这个论坛口碑的好坏。

4、盈利只靠赞助
    除了企业或机构自己掏钱搞的论坛外,其它多是靠参会费和赞助盈利的。活动策划当然企业掏钱参会或赞助也是希望能够做个等值交易,如果只是掏了钱最后领个赞助奖回去,那就得不偿失了。活动策划现在国内论坛、会议多如牛毛,泛滥成灾,漫天要价,企业也晕了,烦了,掏钱谨慎了。这就需要创新盈利模式,如开发衍生产品:光盘、书籍、吉祥物等;创新展会形式,除了品牌展示外,也可召开新闻发布会、招商会、新品上市会;提供增值服务:培训、咨询、广告投放。

5、招商漫天撒网
    这在综合性论坛的招商中表现尤其明显,不分区域、行业、规模,漫天撒网,这样严重降低了论坛的专业性和有效性。活动策划漫天的撒网导致论坛主题、形象、价值观和企业品牌、宗旨和价值取向的不合,半天砍价下来,也成了贱卖,这不仅是双方资源的浪费,也对论坛本身的品牌形象大打折扣。有针对性招商、合理范围内加强融合、重点服务大客户是招商时应注意的。小而散的客户分散人力、物力,也会稀释论坛的有限资源,倒不如只为和论坛主旨、价值取向相吻合的目标大客户服务。

6、形式大于内容
    现在论坛活动给你的第一感觉就是热闹,人多,车多,活动多,麻雀虽小,五脏俱全。开完会,人去场空,回头想想,好像就记得几个演讲嘉宾,活动策划讲什么也毫无印象。这是典型的形式主义论坛,论坛主题、议题、演讲或对话嘉宾,及参会人员没有达到一致性的结果。主题与议题缺乏关联,嘉宾与擅长话题脱钩,听众对话题也没兴趣,环环脱节让原本模糊不清的内容更是不着边际。听众听得云里雾里也就不稀奇。
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7、展览可有可无
    现在很难找到人流密集而没有媒介的地方,有人流就有广告,甚至有的是为了广告创造人流。活动策划而论坛人员密集,高端人士聚集,商机无限,广告价值凸显,所以伴随着论坛各种展会、推介会、发布会应运而生,深度开发人气资源,打穿做透,扩大赢利点。

8、奖项比人还多
    论坛往往和各种推介活动捆绑一起,这就免不了设置众多奖项,问题重点不在奖项数量,而是评奖标准是否公正合理?奖项设置是否有针对性?不该拿奖的是不是拿了?活动策划在一些小的论坛,奖项的数量甚至比人数还多,只要来就有奖。这种靠纯粹“卖奖”的论坛活动是不可持续的,只能让此类活动越走越窄。

9、只以钱为目的
    论坛的成功举办需要主办方、执行方、媒体、会务策划公司、演讲及对话嘉宾、企业、参会代表等多方的有效整合,也需要招商、演讲、对话、接待、会务、宣传、回报等各个环节的密切配合。但多数论坛更看重参会和赞助,这是本末倒置,想想产品不好,谁会掏钱?还是先把专业性的事情做好,各个参与方紧密配合、利益均衡,达到共赢。

10、价值无从体现
    可以分为参会价值、新闻价值和赞助价值。这里重点谈赞助价值,主题相关性、品牌相容性、受众一致性、发展同步性等不再说,反过来看,回报多是免费参会、论坛发言、会场广告、晚会颁奖。赞助回报大同小异,价格不一,漫天要价,活动策划对企业知名度提升和品牌美誉度累积相当有限。加强客户的跟踪服务,整合培训、咨询、媒介等资源,深化服务,做年度服务是一种解决办法。

    罗里罗嗦,谈了几点,有些问题只是点到而止,不过也能看出论坛活动在一定程度上存在着误区,问题多,说明发展快,萝卜快了不洗泥,但要可持续发展,做大还得做强,有些误区还真是要认真对待,仔细思量,尽快解决。

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