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做活动策划先调研 给活动找好方向

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    要操作一个活动策划,调研是首要的一环,正所谓“知己知彼,才能百战百胜。”只有细致、全面的调研工作,才能给活动一个指引方向,才能尽可能的避免策划环节与执行环节的脱钩。

    一般来说,调研就是对资料的搜集整理,首先是对当地资源的发现与分析。例如以做广东旅游节活动策划为例,既然是旅游节,我们首先要了解广东的旅游景点以及历史文化特征,岭南文化是广东的代表,交流与沟通始终是岭南文化的源头活水,无论是古代的海上丝绸之路,还是近现代的经济特区,岭南文化始终没有停止文化的对话和交流。广府人、客家情;潮汕韵、南海风,这些都是广东的历史和人文特色;从自然景观上来说,它又有丹霞地貌、海洋资源、世界非物质文化遗产的开平碉楼、永定客家土楼之最等等,这些内容丰富而庞杂,其实很难在一台晚会上体现,既使做出拼盘式地体现,也完全没有震撼力。

活动策划调研

    活动策划要注意的第二个问题是对往届的活动以及相关的同类活动进行搜集整理,这是保证你的策划不与别人雷同而且优异于别人的基本功课;接下来,还要对旅游的客源进行调研,因为市场的要求是以消费者为导向的,再好的活动选错了参与对象,策划出来的活动一定不会有人买账;最后,还要对客户的需求进行分析和归纳,在这基础之上再来做一个减法,也就是对这些资料进行过滤,哪些可以转变成亮点,哪些是以前做过的,这次不再考虑的,综合出来这些元素之后才能更好地对整个活动的主题、节目形式加以把控。切记,一味地迎合客户的需求是远远不够,也是很危险的,这会使他认为你没有干货,没有水平,你的策划一定要让他眼睛为之一亮。

    前期的调研是非常重要的一方面,而更重要的就是如何跟客户的沟通。要做一个好的活动,双方的沟通一定要直接、要明确,而不能拐弯抹角,也不能想当然地认为对方就是这么想的,甲乙双方的信息对称、理解一直是活动成功的重要前提。作为活动策划方,除了要跟领导层、决策层沟通以外,还要跟执行对接人员有充分的沟通;而作为活动的主办方,则有义务把活动的需求讲得尽可能清楚、明白。

    简单地说,你要什么你得告诉我,我能做什么我要告诉你,通过不断磨合,彼此就目标一致了。

    比如深圳第26届世界大学生运动会开幕式的招标方案中,招标书中主办方的要求就非常明晰,其一,对开幕式的风格要求:绝对不能等同于2008年北京奥运会,不能跟2008年北京奥运会用同样的元素,因为深圳是一座现代化开放的城市,没有那么多深厚的文化历史,所以不应该用五千年文化来承载;其次,大运会的主题口号就是“从这里开始”,寓意着深圳是面向未来的,同时,大学生的群体跟奥运会的群体也是不同的;第三,对场地提出明确的要求,因为体育场馆的承重能力不够,所以运用威亚技术会有很多限制,天花板的熔点很低,因为绝对不能够燃放烟花…… 这些要求能让投标者一目了然。

    但是,有很多客户就未必能够想得这样细致,作为一个好的活动主办方,和策划方的沟通是非常必要的。主办方不是说请来一个活动策划公司就不管了,一味让活动策划公司来揣摩你的诉求会走很多弯路,导致方案和时间都不够,因为你对地方的文化、历史、场地等等都比较熟悉,所以必须尽可能明确地告诉策划方你的需求。

    怕就怕主办方也没有想清楚自己的诉求,他只知道要做一个活动,但这个活动到底是怎么样的他并不知道,在这种情况下怎么办?

    活动策划方应该在收集主办会当地资源的基础上,在不改变主办方基本需求的基础上,与其平等沟通,一起提练本次活动的核心价值与诉求,如2007年的广东旅游节,为了提升广东省的旅游品牌,我们建议客户不要做成拼盘式的文艺晚会,而是以史诗表演的故事形式串联起整台晚会,让它更有特色,这样才有利于品牌和知名度的提升。事实证明,“蔚蓝船说”最终获得了巨大的成功;

    当然,针对不同的客户需求,活动策划公司需要提出不同的建议,来与客户的诉求相匹配,比如海南欢乐节,客户就对人数和形式没有具体的要求,但是强调活动要做成一个集体式的欢乐狂欢节,面对这样的诉求,我们就要着力在活动的规模上下功夫了。

    做活动策划先调研,给活动找一个指引的方向,调研是一个多方询证的过程,作为活动策划方,不要拘泥于表面的东西,某一个人说这个活动不可以做,我们就轻易的放弃了,而是要抱着积极的态度,多方论证,就像《士兵突击》里面许三多说的“不抛弃,不放弃”。因为你要知道,就算是客户,角度和视野也是不尽相同的。

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