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如何做好大型活动策划的现场执行管理

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    每当举行大型活动的时候,您是否感觉到在活动执行的时候束手束脚呢?是否感觉到执行的时候配合不到位呢?部门分工不够明确,没有有效的科学管理,也没有有效的调动各部门人员。在这里,广州睿阳活动策划及公司教大家如何做好大型活动策划的现场执行管理,希望对大家有所帮助。

    首先,我们先看看在大型活动策划执行过程中最容易出现的三个问题:
    A) 活动现场分工不明确导致管理混乱;
    B) 活动前期准备不足造成的现场事物的漏缺;
    C) 对现场突发事件的处理缺乏一定的准备和技巧

大型活动策划

    因此在执行活动之前您首先必须做好以下3件事:

1、角色划分
    角色管理的前提是对参与活动的全体人员进行科学的角色划分,这也是实施操作活动现场工作的基础。在角色划分的过程中既要注意角色的独立性,又要注意角色所内含工作的系统性和联系性。因为角色划分的最终目的就是为了使工作分工明确,易于操作。例如对一场具有表演内容的新闻发布会或时装发布会,在舞台方面会涉及到音响、灯光和舞美;而在表演方面又会涉及到主持人、演员和道具。要想保证演出的顺利进行,舞台方必须充分配合演员的各方面需要,而演员方也一定要了解舞台方的各种要求。他们之间的联系不用说是非常的密切,照理说安排一个人来全权负责是再好不过了,但是因为各方的事务都非常的多,如果一个人来处理未免会显得心有余而力不足;而且两方的人员又有明显的系统属性,所以还是把两方的管理分开的比较好。当然,这时双方负责人的沟通就会显得很重要了。但是如果是一场小型的演出,也许一个人来管理两方面的事也会游刃有余的。

①活动的组织方:主要包括活动的主办方、承办方、协办方等参与活动整体策划和运作的单位和个人。不管是在程序上,还是事件的实际处理过程中,活动的组织各方都需要很紧密的合作与联系,对于他们的管理和协调亦非常重要。
②场馆方:主要是指场地的所有者或管理者。例如在体育馆举行演唱会时的体育馆方,在社区举办活动时的社区街道办或者物业管理方等。他们在整个活动的进程中充分扮演着活动实际操作过程中的把关和配合角色。
③演员/主持/选手方:这方面主要包括参与活动的演员、主持人、参赛的选手、参加讨论的发言人等活动的表现主体人员。所谓表现主体人员,是说他们在整个活动的进程中具有一定的表演、展示、发言等行为的人员。这种称谓主要是为了有别于活动主体人员,因为很多时候的活动主体人员主要是观众,但是观众这一块必须单独管理。
④舞台/灯光/音响制作方:主要包括舞台的搭建、灯光的安装、音响的调试等几个方面的工作人员。
⑤嘉宾/观众方:主要包括到场的领导、嘉宾、评委、观众等几方面的人员。对于某些大型的活动,因为参与嘉宾人数众多,且与之相关的活动频繁时,也可以把嘉宾和观众方分开进行管理。
⑥媒体记者方:主要包括活动邀请的媒体和主动前来采访的媒体。因为每次活动都会产生一定的社会效应,而且很多公关活动的最终目的就是增加宣传力度、扩大影响力,媒体的参与对于整个活动的效益评估具有很大的参考价值。所以对于媒体方的管理也就理所当然的独立为面了。 有时候,某些大型活动的每一项都可能会有很多事务,例如一场大型的演出在演员方面,可能在道具、演员食宿、后台设备等方面都有很多事情要做,那么这个时候可以在角色划分的基础上,再对各项事务进行进一步的细分。总之,在角色的划分上应该充分考虑到具体活动的实际情况,根据实际情况来决定划分的具体内容才能取到事半功倍的效果。

2、工作职能
    各种角色的管理人员之职能主要表现在:
①监督和控制各种角色参与人员的到场和准备情况。例如舞台灯光音响是否已经安装和调试完毕,为领导嘉宾准备的笔、纸、水、名牌等是否齐备,演员是否到齐,媒体记者是否已安排妥当等;
②负责各角色人员之间的信息沟通。参与活动的各个方面都需要互相配合,各角色管理人员应当及时传达他们之间的信息和各种配合要求;
③负责解决各角色群体提出的各种要求和出现的各种问题;
④及时向项目负责人报告工作进展情况;
⑤现场出现的其他相关事务。

3、角色管理在筹备期的运用
    在活动筹备期的工作安排,以及拟定工作计划的时候,我们往往以事件为核心来安排工作,即“什么事,派什么人”。勿庸置疑,这种管理方式具有很强的目的性和针对性,所以在活动的筹备期间具有很强的实用性。但是,如果在活动筹备期适当的运用角色管理,那么在项目的执行过程中会更加“如虎添翼”,而对于活动现场的管理也会显得更加得心应手、游刃有余。在筹备期的角色管理仍以活动现场角色划分为基础。即把活动现场的角色管理任务加以延伸至活动的筹备前期,以各类参与角色为线索,分别展开与之相关的筹备工作,并安排专人负责跟进整个筹备进程,并且承担活动现场的同一方面的工作。例如在舞台方面,可以在对舞台、灯光、音响制作方的联系、确认到最后签订合同都有一个人专门负责跟进(当然也可能是几个人或一个小团队),而且在最后的活动现场仍由其担任舞台、灯光、音响的相关事务。这样的话,在对现场舞台方面的监督和控制都会更加顺利高效。由于一般活动从筹备开始到活动的现场实施都有一个很长的阶段,人员变化比较频繁,所以人员安排“从一而终”并不容易,但是尽管如此,我们在实际操作中还应该尽量让人员“从一而终”。从而进一步保证活动的进程速度和效率。

    由于大型活动策划现场的参与人员数量大、事物繁杂,如何控制好现场的各项工作,保证活动的顺利进行,对于活动的管理者来说是一个极大的挑战。为了提高活动实施阶段的管理效率,不仅仅要做好以上3件事,并且应该实施程序化的管理。程序化管理是一种科学的管理意识,只有程序化实施,才能有标准化、科学化管理。

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