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会议策划公司告诉你参加会议活动的规矩

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    无论是参加公司内部会议,还是外出开会,都有一套规矩可循。比如要当心以下问题:
应该如何把握介入程度?
何时应委婉地表达自己的想法,万事俱备时又要直言不讳?
谁是会议活动的主持人,他是否真起作用?
会议活动有什么纪律?
代表公司外出参加会议,处事原则应做何调整?
    不管你是开会老手,还是刚刚开始探究会议活动内幕,都要注意会场气氛以及其他与会者的反应,下面会议策划公司告诉你有关会议活动的一些规矩:
参加会议活动的规矩
心照不宣的规则
    通常,诚实和道德原则是我们的行为规范,但在某些场合随机应变却也不至关重要。所以也需要留意一些彼此心照不宣的规则。
1、被邀请发表看法,并不意味着你应该发表高论
    这可能只是一种礼貌的表示,或者是希望你赞同、附议的信号,跟你是否赞成无关。这时需要发挥外交才能,区分真情实意的邀请和徒有虚表的姿态。而在如实表态时,用正面建议的形式提出批评意见可能更为妥当。这比直截了当指出别人的错误要好。
2、别人可能想听实话,但不见得永远喜欢实话 
    有时你会因为需要永远喜欢实话。有时你会因为需要表达自己的看法或不同意见而感到为难。不要怕对方恼火。因为,如果你是以的,即便他一开始抵触你,最终也还是会认识到这一点的。
3、直言不讳有时是一种不当举止
    避免在会上直接针对某个问题做出反应,如若是要求在会后单独表达看法,可能更有水平。特别是当你想反驳会议主持者时,尤其应该如此。

识别会议领袖
    似乎会议领袖一定是召集会议的人或者与会者中头衔最高的。其实未必如此。真正的会议领袖常常不是顶着主席头衔的那一位,而是实际上起着领导作用。确定会议调子、激励与会者发挥主动性并积极响应他人的人。一个会议往往请挂名的主席宣布会议开幕,把会议从一个议题引向另一个议题,但真正的领袖的作用更为微妙。
    一旦发现会议的主持人,就请记住这条规矩:继续尊重名义上的主持人,遵守会议秩序。
    在别人主持的会议上扮演会议的实际领导角色,实在是对一个交际手腕的一大考验。如果你认为主持人无力领导好这次会议,自己可以做得更好,与会者也会接受你的领导,就不必内疚。会议最终取得的预期效果就是对你的肯定。充当会议领袖需要注意:
1、用建议而不是命令的形式提出自己的观点
    作你任务包括引导会议顺利进行、达成结论、分配行动任务并保证付诸实施。做这一切时,要牢记会议主持人端坐桌首。因此要通过建议形式提出自己的观点,不要把领导权全部夺走,以此给那个职位以尊重。
2、以提问的方式引导名义主席做出正确结论
    如果实际领袖完全驾驭会议,名义主席会觉得尊严受到伤害。因此实际主持人需要巧妙地推动名义上的主席,甚至向他灌输思想。通过策略、计谋推进会议,而不要强制别人接受你的领导。
3、主动请缨,承担落实会议议题的任务
    能力较差的名义主席做不好把会议从讨论议题过渡到分配任务、落实决定。实际主持人可以主动填补空缺,承担落实任务。
4、向名义上的会议主席汇报
    记住,有名份的那位仍然是正式的主席,即便你和其他与会者都认为在工作中他起不了任何作用,仍应吸引他参与。具体落实行动的每个阶段应继续向他汇报。
5、向会议主席通报所有决议和具体行动
    当遇到棘手问题,需要做出艰难的决策时,作为会议的真正领袖,你会希望由自己承担责任,并推动问题解决。但作为一个足智多谋的与会者,你也该明白名义主席仍应参与其中。

外出参加会议
    外出参加研讨会、学术会、培训班、销售演示会,常遇到一些与参加公司内部会议不同的问题。外出活动天高皇帝远,要注意以下规则:
1、公司花钱派你参加会议,就要让它感到物有所值
    比如,参加研讨会回来,写份会议总结概括会议要点,分别上交公司领导并且分发给其他经理。即与同事分享收获,也让管理层感到你确实不虚此行。
2、当心你的所做所为都会反馈回公司
    在外的表现会影响你的声誉、事业和前途。因此,外出时要牢记这一点,以此规范自己。
3、参加会议善始善终 
    外出参加会议,有时可能觉得会议拖得太长,每个会议都参加有一定困难。但你是代表公司来参加会议的,有义务出席所有会议,除非你确有正当的理由。
4、会外活动同样重要
    鸡尾酒会、网球场和餐厅里的活动有可能是纯粹的娱乐活动,也可能是业务色彩很浓的交往。比如一位总公司市场经理同几位分公司经理外出开会,头一天会后在咖啡厅再次相遇。攀谈中,分公司的经理同市场经理谈了些事情。总公司的市场经理也对部分问题作了承诺,连同讨论的事情一起做了记录。回去后,他就会有一连串工作要做。
5、做好回去后采取行动的准备
    即使是在严格意义的社交场合,公司所属部门的成员也可能要求你给公司带个信、请你事后提供信息或以别的形式给予答复。你有责任处理别人托付的事情。

参加会议活动,记住下面的有关忠告:
1、记笔记
    和分公司经理一起出席鸡尾酒会,这是工作。要记住他提的要点和你的答复。
2、不食言
    回去后将与业务有关的所有讨论做一份详尽的报告,送交总经理。
3、守秘密
    警惕有些人专门打探机密。不要说得太多,把自己的看法埋在心里。巧妙避免在不适当的场合谈论某些事情。
    无论是参加公司内部会议还是外出参加会议活动,你不是代表所在部门就是代表公司。希望别人表现出专业举止,你自己就必须先树立专业化的行为标准。(广州睿阳公关活动公司特别整理)

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